Toutes les études de voyages doivent comporter plusieurs devis (trois idéalement) incluant une assurance groupe obligatoire : assistance,

CHARTE de FONCTIONNEMENT de la COMMISSION VOYAGES

1 – Introduction
L’Activité VOYAGES a pour but de proposer aux membres de l’Association Voyages et Loisirs Culturels des sorties, des spectacles, des petits et grands voyages et des croisières. Une Commission Voyages gère la planification et les décisions nécessaires pour l’organisation de ces événements.
2 – Principes
2.1 Recours à un voyagiste
L’Association n’étant pas titulaire d'un agrément de tourisme, elle ne peut pas se livrer à des opérations de tourisme, voyages, séjours individuels ou collectifs, même dans un but culturel.
L’Association doit donc jouer un rôle totalement transparent en faisant appel à un prestataire professionnel autorisé, sans percevoir aucune rémunération. Ainsi pour tous les adhérents, le règlement d'un voyage doit se faire au nom du prestataire ; ces règlements ne sont pas enregistrés dans la comptabilité de VLC.
L'association ne peut faire de la publicité qu'auprès de ses membres; pour d'autres personnes que les adhérents, elle ne peut diffuser qu'une information générale sur ses diverses activités.
Dans certains cas définis par la Commission Voyages, l’organisation de sorties à la journée ou de courte durée (2 nuitées maximum) est possible si elles sont couvertes par une assurance de l’Association. Elles doivent être alors enregistrées dans la comptabilité de VLC.
2.2 Nécessité d’un contrat
rapatriement (y compris les maladies antérieures). L’assurance annulation peut être en option, si c’est exprimé sans ambigüité. En cas d’annulation, l’animateur est tenu d’accompagner l’adhérent dans ses démarches.
Le contrat doit être établi au nom du Président de VLC et signé par lui.
Pour le confort des participants et la charge de l’Animateur, le nombre de participants est limité pour les Voyages et Sorties. Le nombre maximum de participants est décidé au cas par cas en Commission. L’Animateur pourra, selon les cas, gérer une liste d’attente.
2.3 Gratuité
Il est admis que l'animateur de la CV qui organise un voyage bénéficie d’une place offerte(gratuité) par le voyagiste pour les efforts fournis à la préparation, l’organisation, l’intendance et l'encadrement du voyage (pratique courante dans les associations). Il est bien entendu qu’en cas de contrôle, cette pratique pourrait être éventuellement considérée comme un avantage en nature, au regard de l'Administration Fiscale.
3 – Commission VOYAGES
3.1 Composition
La composition de la Commission Voyages (et l’attribution des tâches au sein de celle-ci) est décidée par le Conseil d’Administration de VLC. Elle peut être modifiée à tout moment par décision du CA.
Le Président et le Vice-Président de VLC en sont membres de droit. Le Président de VLC est de droit le Responsable de la Commission. En son absence, le Vice-Président en assume la fonction.
Elle est composée en outre de trois à cinq membres cooptés au sein de l’Association en tant qu’Animateurs de Voyage et répondant aux critères définis dans le paragraphe ci-dessous.
3.2 Rôle des membres
Le Responsable est chargé de l’animation des Réunions, de la résolution des problèmes rencontrés au cours des Voyages et Sorties, en soutien de l’Animateur du Voyage ou de la Sortie. Il est chargé des relations avec le Conseil d’Administration de VLC.
Il est assisté d’un Secrétaire chargé de la préparation des Ordres du Jour, de la Rédaction des compte- rendus et des Tableaux de synthèse des activités. Il est chargé également de la validation et de la transmission des articles à paraître dans le TU (Trait d’Union) et sur le Site Internet.
Les Animateurs élaborent les projets de Voyages et Sorties conformément au Calendrier Annuel. Lorsque leur projet est suffisamment élaboré, ils le présentent en Commission Voyage.
3.3 Recrutement d’animateur
Il est du ressort du Responsable de la Commission Voyages.
Les critères de choix d'un "postulant" sont les suivants :
* Etre bien intégré dans une, voire plusieurs activités de VLC. Priorité est donnée aux bénévoles ayant déjà œuvré dans une activité de VLC,
* Etre animé du désir d’œuvrer en tant que bénévole au sein de l’Association,
* Etre dynamique et suffisamment jeune, afin de pouvoir animer pendant plusieurs années,
* Avoir une bonne maîtrise de l'outil informatique,
* Avoir le contact facile et la communication aisée,
* Parler au moins une langue autre que le Français (prioritairement l’anglais),
* Avoir suffisamment de temps disponible,
* Avoir une expérience :
- des voyages, à l'étranger si possible,
- de l'encadrement,
- des responsabilités.
NB : La motivation première de l’Animateur doit être le plaisir du service rendu aux adhérents et non de voyager gratuitement.
Les nouveaux Animateurs de la commission doivent en principe faire leurs preuves en réalisant des Sorties pendant une année avant d’entreprendre un Voyage.
4 – Fonctionnement de la Commission

Toutes les propositions de Sorties, Spectacles, Petits et Grands voyages sont coordonnées et décidées au Sein de la Commission Voyages. Le choix, donc la répartition des voyages entre Animateurs, doit se faire d'une manière équitable. Le planning doit tenir compte du Calendrier Général des Activités de VLC géré au niveau du C.A.
La commission se réunit en principe une fois par mois de manière coordonnée par rapport à la publication du TU. Le calendrier annuel des Activités est établi au mois de mars pour l’année suivante. Il peut évidemment évoluer en fonction des circonstances
Toutes les études de voyages doivent comporter plusieurs devis.
Les Voyages d’Etudes (gratuits tout ou partiellement) proposés par les Agences de Voyage doivent être présentés en Commission et attribués de manière équitable à cette occasion.
Tous les Participants à un Voyage doivent voyager ensemble du départ de Six-Fours jusqu’au retour sous la responsabilité de l’Animateur sauf dérogation. Les dérogations doivent être examinées en commission avant inscription définitive de la Personne concernée.
5 – Déroulement d’un Voyage

Le projet de Voyage doit être présenté en Commission par l’Animateur concerné avec un Projet de Contrat avec une Agence (et 3 devis concurrents) et préciser notamment la dégressivité en fonction du nombre de Participants et les Gratuités offertes. Une copie du projet avec les 3 devis est fournie au Président pour archivage.
Après Sélection d’un projet de Voyage en Commission, l’Animateur fournit au Secrétaire les documents à faire paraître sur le T.U et le Site VLC.
Lors de la réunion de présentation du Voyage aux Adhérents, l’Animateur devra informer précisément des Conditions d’Annulation, des Excursions non incluses et des dépenses supplémentaires à prévoir (visas, pourboires, boissons,…), de l’échéancier des paiements. Une Fiche d’Inscription résumant toutes ces conditions devra être signée par les participants au Voyage pour éviter toute contestation ultérieure.
Les acomptes, à l’ordre du Voyagiste, seront gérés par l’Animateur (de même que les soldes).
Le Contrat doit alors être établi au nom du Président, en double exemplaire, signé par l’Agence avec la facture pro-forma. Après examen et signature, ce dernier rendra un original signé à l’Animateur pour transmission à l’Agence de Voyages. Le deuxième original est archivé par le Président de même que la liste prévisionnelle des participants.
48 heures avant le départ, l’Animateur devra transmettre au Président la Liste Définitive des Participants avec mention des personnes à prévenir en cas de problème (téléphone et mail).
Lors d’un Voyage, il devra tenir informé le Président au minimum (SMS) :
 A l’issue du vol Aller,
 Au retour à Six-Fours.
Les pourboires sont prévus et gérés sur place par l’Animateur avec justificatifs.
Il est demandé de joindre au dossier un compte rendu du Voyage et d’en faire la présentation lors de la Commission Voyage suivante.
6 – Déroulement d’une Sortie ou Court Séjour

Une sortie (2 nuitées maximum) peut soit être organisée directement par l’Animateur, soit via un Professionnel.
Le projet de Sortie doit être présenté en Commission par l’Animateur concerné avec un Projet de Contrat ou avec les éléments constitutifs de la Sortie (transport, hébergement, Assurance, etc…).Copie du dossier au Président.
Après Sélection de la Sortie en Commission, l’Animateur fournit au Secrétaire les documents à faire paraître sur le T.U et le Site VLC.
L’Animateur devra informer précisément les adhérents des Conditions d’Annulation et des dépenses supplémentaires à prévoir (pourboires, boissons,…). Un résumé de ces conditions sera remis aux participants à la Sortie pour éviter toute contestation ultérieure.
Les acomptes éventuels, à l’ordre de VLC, seront gérés par l’Animateur (de même que les soldes).
Le Contrat Unique (ou les Contrats des différentes prestations, y compris le contrat d’assurance) doit (doivent) alors être établi(s) au nom du Président, en double exemplaire, signé par le Professionnel concerné avec la facture pro-forma. Après examen et signature, ce dernier rendra un original signé à l’animateur pour transmission au professionnel concerné .Le deuxième original est archivé par le Président de même que la liste prévisionnelle des participants.
Les factures finales des Voyages et Sorties doivent être remises au Président pour archivage avec les contrats.
48 heures avant le départ, l’Animateur devra transmettre au Président la Liste Définitive des Participants avec mention des personnes à prévenir en cas de problème (adresse, téléphone et mail).
Dès le retour à Six-Fours, il devra tenir informé le Président (SMS).
Les pourboires sont prévus et gérés sur place par l’Animateur avec justificatif.
Il est demandé de joindre au dossier un compte rendu de la Sortie et d’en faire la présentation lors de la Commission Voyage suivante.

7 – Contrat entre VLC et un professionnel de tourisme
Le voyagiste doit présenter :
- Son attestation de garantie de l'Association Professionnelle de Solidarité du Tourisme (APS) ou d'une banque,
- Son attestation d'assurance Responsabilité Civile Professionnelle.
Tous les voyages doivent inclure une assurance groupe obligatoire : assistance, rapatriement et annulation
(y compris les maladies antérieures).
Le contrat écrit par le voyagiste doit comporter :
- Sa raison sociale et son adresse
- Le lieu du voyage (circuit ou séjour) sa date et sa durée
- Le prix en fonction du nombre de personnes (16/20 ; 21/25 ; 26/30 par exemple) et supplément pour single
- Le lieu de départ et retour (transferts) : Six-Fours…
- Les modalités de révision éventuelle du prix
- Les moyens et catégories de transports utilisés
- Le mode d'hébergement, sa situation et son confort
- Les repas fournis, sans ou avec boisson à préciser dans ce cas
- La description de l'itinéraire lorsqu'il s'agit d'un circuit (peut-être en annexe)
- les formalités administratives et sanitaires à accomplir, si nécessaire, en cas de franchissement des frontières et leurs délais d'accomplissement
- l’accompagnement dans le pays d’un guide francophone
- Les visites, excursions et autres services inclus dans le forfait ou disponible moyennant un supplément de prix
- Tout supplément d’excursion ou visite facultative sera à la charge du participant sans pouvoir prétendre à une demande d’indemnisation.
- La taille minimale (et parfois maximale) du groupe permettant la réalisation du voyage
- La date limite pour l'annulation du voyage (ou sortie) si le nombre de participants n'est pas suffisants
- Le montant ou le pourcentage du prix à versé à titre d'acompte à la conclusion du contrat, ainsi que la date du paiement du solde
- Les conditions d'annulations individuelles et collectives
- Le nom de la compagnie aérienne
- Tout autre renseignement caractérisant le voyage ou les participants.
8 – Gestion de la charte
Cette charte doit être mise à jour régulièrement par le responsable de la Commission Voyages et soumise au Conseil d’Administration. En tant qu’extension du Règlement Intérieur, elle figure sur le site internet de l’association.
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Validée en Conseil d’Administration le 19 février 2016
Sous la Présidence de Jacques POULIQUEN